Im siebten Teil der Serie „Neue Arbeitswelten" befassen wir uns mit den Anforderungen „hybrider" Prozesse in Organisationen an das Umfeld, also den Raum.
Zwischen Wasserfall und Agilität
Prozesse definieren, wie ein Unternehmen auf Kundenanfragen reagiert (oder sich mit sich selbst beschäftigt). Im Industriezeitalter, in komplizierten Kontexten, waren Prozesse oft nach dem Modell eines Wasserfalls aufgesetzt: aufeinander aufbauende Abläufe, Schritt für Schritt mit Meilensteinen.
In der VUCA-Welt sind solche Prozesse oft zu träge. In immer kürzeren Zeiträumen und iterativen Zyklen müssen sich Unternehmen auf das „permanent beta" globalisierter Märkte einstellen. Der damit einhergehenden Komplexität begegnet man am besten mit agilen Prozessen, ein Grund, weshalb Agilität seit Jahren zum Trend wurde, nicht nur in der Softwareentwicklung.
Andererseits sind unter standardisierbaren Bedingungen, etwa einer Produktionsanlage, traditionelle Prozesse (LEAN, Wasserfall) durchaus hilfreich. Kein Wunder, dass die einseitige Erhöhung von Agilität als Lösung aller Probleme Widerspruch hervorrufen musste.
Was versteht man unter hybriden Prozessen?
„Hybrid" steht meist für eine Kombination zweier unterschiedlicher Aspekte und findet in vielen Disziplinen Anwendung (Technik, Wirtschaft, Zoologie, Politikwissenschaft). Von hybriden Prozessen sprechen wir, wenn eine Kombination unterschiedlicher Vorgehensweisen sinnvoll ist, um Wertschöpfung unter wechselnden Bedingungen zu ermöglichen. Sie sollten wie der „Bauchumfang" sein: nicht zu aufgedunsen und nicht zu mager. Aufgedunsen macht träge, mager macht fragil. Hybride Prozesse unterscheiden zwischen steuerbar-mechanischen und lebendig-dynamischen Umweltbedingungen und erlauben eine kontinuierliche Anpassung an den jeweiligen Kontext.
In Anlehnung an das Cynefin-Modell (D. Snowden) gilt vereinfacht: Je komplexer die Welt, desto eher tragen agile Vorgehensweisen zur Lösung bei; je planbarer die Bedingungen, desto eher kommen klassische Prozesse (Wasserfall, LEAN) sinnvoll zur Anwendung. Der Schlüssel liegt in der Balance zwischen Flexibilität und Stabilität.
Auswirkungen auf den Raum – die fünf Wirkelemente
Schon in der Antike wurden für das Haus fünf Wirkelemente definiert, die für das Unternehmen von heute nichts an Gültigkeit verloren haben:
Schutz
Räume schützen uns und wirken durch ihre Atmosphäre, unterhalb unserer bewussten Aufmerksamkeit. Gute Gestaltung wirkt wertschätzend. Agile Teams brauchen Räume, in denen sie ihre Sprints visualisieren, sich austauschen und Workshops abhalten können. In einer geschützten Atmosphäre, in der offen gesprochen und Fehler gemacht werden dürfen, wird dieses Wirkelement prozessual erfahrbar.
Zusammengehörigkeitsgefühl
„Alles wirkliche Leben ist Begegnung" (Martin Buber). Jeder Raum kreiert seine eigene Atmosphäre, die auf Harmonie und Geselligkeit wirkt. Bei Projekten, ob linear oder iterativ, sollten crossfunktionale Teams, die an der gleichen Wertschöpfung arbeiten, auch räumlich zusammenarbeiten. Ein Beispiel ist das „Future Mobility Lab" von BMW, in dem Büros direkt an die Werkanlage angeschlossen werden, um Nähe zwischen Management und Produktion zu schaffen.
Identitätsstiftung
Identität bezeichnet die bewusste Verbindung mit bedeutsamen Erfahrungen. Intelligente Raumgestaltung fördert Identifikation und Zugehörigkeit. Wenn „blue and white collar"-Mitarbeitende am selben Ziel arbeiten, steigt die gemeinsame Identität, die ablaufenden Prozesse können dabei durchaus hybrider Natur sein.
Wirtschaftlichkeit
Wirtschaftlichkeit ist Basisbedingung und Ausdruck intelligenter Wertschöpfung. Raumgestaltung beeinflusst die Wertschöpfungsprozesse erheblich. Sind Prozesse nicht agil, wo nötig, führen verlangsamte Entscheidungen zu fehlenden Investitionen; sind sie nicht standardisiert, wo nötig, steigen Fehlerquoten. Räume und ihre Layouts sollten passende Prozesse ermöglichen und flexibel genug sein, um nachzujustieren.
Kulturpflege
Kultur ist Ausdruck des Verhältnisses von Leisten und Leben. Gekonnte Raumgestaltung fördert Kreation und Rekreation. Eine Kultur von Transparenz und Offenheit gewinnt das Vertrauen von Kunden und Mitarbeitern. Selbstorganisation und Selbstverantwortung stärken Verantwortung und Vertrauen, starre Freigabeprozesse verlangsamen Entscheidungen und hemmen Motivation. Räumlich zeigt sich das in transparenter Darstellung und effizienter Gestaltung.
Fazit
Je komplexer die Welt, desto agiler die Organisation; je linearer die Rahmenbedingungen, desto eher eignen sich mechanisch-steuerbare Prozesse. Hybride Prozesse sind eine geeignete Antwort auf unterschiedliche Kontexte. Die Layouts der Räume sollten deshalb über eine hohe Flexibilität verfügen, ohne die Gestaltungsmöglichkeiten der fünf Wirkelemente des Hauses außer Acht zu lassen.