In unserer Online-Session „Über Sinn und Unsinn der 4-Tage-Woche" am 12. Juli 2023 haben wir Vor- und Nachteile einer 4-Tage-Woche und wesentliche Kriterien für die Umsetzung diskutiert. Nun geben wir tiefere Praxiseinblicke von zwei Unternehmen – eines hat dieses Arbeitsmodell bereits eingeführt, das andere plant die Einführung.
Praxisbericht GOEKELER Messtechnik GmbH
Die GOEKELER Messtechnik GmbH ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation und beliefert weltweit Hersteller von Messmaschinen sowie Endanwender mit Tastelementen. Unser erster Gast, Timo Gökeler, ist Geschäftsführer und Gesellschafter. Das Unternehmen sitzt im Landkreis Esslingen in Baden-Württemberg, nahe Stuttgart, und steht trotz nur 20 Mitarbeitenden in direktem Wettbewerb mit Global Playern wie Daimler und Porsche. Interessant: Die ersten Überlegungen zur Einführung einer 4-Tage-Woche entstanden nicht in erster Linie aus dem Wettbewerb um Talente – sondern aus überraschenden Beobachtungen während der Kurzarbeit im Jahr 2019.
Der Startschuss
Die Wirtschaftskrise 2019 löste die ersten Gedanken an eine 4-Tage-Woche aus. Während der Kurzarbeit stieg der Umsatz des Unternehmens überraschend an. Diese Beobachtung brachte Timo Gökeler dazu, der Sache nachzugehen und ein Experiment zu starten.
Das Experiment
Das Unternehmen testete in der Folge verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeitverkürzung.
Testphase 1: Im ersten Test arbeiteten die Mitarbeitenden täglich sechs Stunden an fünf Tagen. Schnell wurde klar, dass dieser Zeitrahmen nicht ausreicht, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen.
Testphase 2: Die Mitarbeitenden arbeiteten 8,5 Stunden an vier Tagen, wobei jede und jeder den eigenen freien Tag selbst wählen konnte. Gökeler berichtete: „Einer bleibt dienstags, einer mittwochs, einer donnerstags zuhause. Darunter leiden die Projekte und Themen." Die fehlende zeitliche Überschneidung zwischen den Beteiligten verlängerte die Projektlaufzeiten – Kund:innen konnten nötige Informationen erst am dritten Tag erhalten. Dieses Modell erwies sich als untauglich.
Testphase 3: Die Mitarbeitenden arbeiteten 8,5 Stunden an vier Tagen, mit dem Freitag als gemeinsamem freien Tag für alle. Die 40-Stunden-Woche war ohnehin überholt; die IG Metall setzte sich für 37,5 Stunden ein, während viele Betriebe mit 35-Stunden-Wochen arbeiteten. Da am Freitag kaum Kundenkontakt anfällt, war er die logische Wahl für den freien Tag. Dieses Modell – bei 100 % Lohnfortzahlung – wurde zum bevorzugten Ansatz des Unternehmens und war ein großer Erfolg.
Die erzielten Ergebnisse:
- Anwesenheit um 17 % reduziert
- Umsatz um 9 % gesteigert
- Energieverbrauch um 10 % gesenkt
Der Betrieb begrüßte diese Veränderung, auch wenn sie erheblichen Einsatz erforderte. Gökeler betonte: „Weniger Anwesenheit bedeutet die gleiche Arbeit in weniger Anwesenheit. Das braucht Disziplin und modernes Denken."
Sein Rat: „Man muss Prozesse effizienter machen." GOEKELER investierte rund 15.000 Euro in verbesserte Montagevorrichtungen und sparte damit jährlich 275 Arbeitsstunden ein. Um den Kundenservice aufrechtzuerhalten, arbeitet eine Person freitags und nimmt sich dafür an einem anderen Tag frei. Gökeler stellte klar: „Das ist unser Modell, es gibt aber keine Universallösung."
Praxisbericht Weiß & Sohn – Glaserei und Fensterbau GmbH
Unser zweiter Gast war Gunther Nagel, Geschäftsführer der Weiß & Sohn – Glaserei und Fensterbau GmbH. Dieses Familienunternehmen fertigt seit 1934 hochwertige Fensterelemente aus Kunststoff oder Aluminium mit modernster Verglasung.
Nagel erklärte: „Wir beschäftigen uns mit dem Thema hauptsächlich wegen der Mitarbeitergewinnung." Und weiter: „Für Montagearbeiten ist es sehr schwer, Mitarbeitende zu bekommen, da die Montage aufgrund immer größerer Teile und Dreifachverglasung immer härter wird."
Das Unternehmen plant, die 4-Tage-Woche zunächst nur für die Montagemitarbeitenden einzuführen. Bei aller Entschlossenheit zu dieser Veränderung bleiben Bedenken, den optimalen Kundenservice aufrechtzuerhalten. Nagel führte aus: „Wir müssen auch Notfälle bearbeiten, wenn sich zum Beispiel Fenster oder Türen nicht mehr öffnen lassen. Wenn wir nicht erreichbar sind, können wir das nicht sicherstellen."
Aktuell wird das Modell bevorzugt, bei dem ein Team von Montag bis Donnerstag arbeitet und das andere von Dienstag bis Freitag.
Welche Arten der 4-Tage-Woche (mit 100 % Lohnfortzahlung) gibt es?
Für die Umsetzung einer 4-Tage-Woche mit 100 % Lohnfortzahlung gibt es mehrere konkrete Modelle:
- Arbeitsstopp am 5. Tag: Der Betrieb schließt an einem zusätzlichen Tag pro Woche.
- Staffelung: Die Mitarbeitenden nehmen abwechselnd einen freien Tag. So lassen sich Teams bilden – ein Team hat montags frei, ein anderes freitags. Das funktioniert am besten, wenn Partner:innen mit ähnlichen Fähigkeiten sich abwechseln.
- Dezentralisierung: Die 4-Tage-Woche wird abteilungsweise geregelt. Jede Abteilung wählt individuell, an welchem Tag reduziert wird, und stimmt sich mit den anderen Abteilungen ab. Manche Mitarbeitende arbeiten in der 4-Tage-Woche, andere verkürzen ihre täglichen Arbeitsstunden.
- Jährlich: Die Mitarbeitenden kommen über das ganze Jahr im Schnitt auf 32 Wochenstunden. Ein saisonal schwankender Gastronomiebetrieb etwa verlängert die Arbeitszeiten im Sommer und reduziert sie im Winter.
- Konditional: Der Anspruch auf die 4-Tage-Woche hängt vom Erreichen von Leistungszielen ab. Führungskräfte können sie aussetzen, wenn vereinbarte Ziele nicht erreicht werden – das kann zu Ungleichheiten führen, wenn einige vier Tage arbeiten und andere weiterhin fünf.
In der Praxis wählt die Mehrheit das Modell der Betriebsschließung. Laut Day Week Global (2023) verlängern 57 % das Wochenende, indem sie Montag oder Freitag als zusätzlichen freien Tag wählen.
7 Schritte zur Einführung einer 4-Tage-Woche
1. Analyse der Arbeitsschritte: Analysieren Sie alle Arbeitsschritte und halten Sie die Zeitrahmen fest – am besten gemessen oder sorgfältig geschätzt. Eliminieren Sie Zeitfresser und entwickeln Sie neue Produktionsziele.
2. Festlegung des Modells: Wählen Sie auf Basis der Analyse ein Modell. Beziehen Sie die Mitarbeitenden dazu ein, welche Form der 4-Tage-Woche sie bevorzugen.
3. Zeitraum des Experiments festlegen: Empfohlen werden etwa sechs Monate, wie sie sich bei GOEKELER bewährt haben.
4. Aufgabenlisten: Erstellen Sie Aufgabenlisten, die die Übergabe an Kolleg:innen erleichtern und ein konzentriertes Weiterarbeiten am Folgetag ermöglichen.
5. Gemeinsamer Kalender für Mitarbeitende: Organisieren Sie Kalender neu, sodass ein anhaltender Fokus auf den Aufgaben gefördert und ständiges Wechseln vermieden wird.
6. Neue Standards für Besprechungen: Fragen Sie vor jeder Besprechung nach Zweck und Notwendigkeit. Sorgen Sie für Klarheit über Themen und Zuständigkeiten. Führen Sie kürzere, weniger Besprechungen mit klareren Plänen und Zielen durch.
7. Kommunikationsprinzipien implementieren: Erneuern Sie die E-Mail-Etikette und achten Sie auf den Zweck der Nachricht und die richtige Empfängerwahl. Investieren Sie in die Automatisierung von Abläufen: E-Mail-Vorlagen, automatische Nachrichten, Protokolle.
Weitere Überlegungen:
- Grundregeln für Notfälle festlegen (Vorgehen bei Notfällen, wenn Mitarbeitende frei haben)
- Arbeitsprozesse überprüfen und über Mitarbeiterbefragungen und Workshops neue Produktivitätsinitiativen entwickeln
- Software einführen, die Arbeitspläne anzeigt, für eine effiziente Organisation
- Gegebenenfalls Kund:innen zur Akzeptanz der 4-Tage-Woche befragen
- Fokuszeiten für eigenständiges, ungestörtes Arbeiten etablieren
Fazit: 4-Tage-Woche – Sinn oder Unsinn?
Wir betrachten das aus der Perspektive einer gesunden Organisation:
Abschließend geben wir die praktischen Empfehlungen von Timo Gökeler weiter:
- Niemals ohne Einbindung des Teams entscheiden. Veränderungen sollten keine Einschränkungen wie Gehaltskürzungen beinhalten.
- Interne Multiplikator:innen, die organisatorische Veränderungen kommunizieren, sind unbezahlbar.
- Vollständig umsetzen und durchhalten, trotz anfänglichen Widerstands von Mitarbeitenden oder Kund:innen. Konsequenz und ein gemeinsames Bekenntnis sind entscheidend.