Durch die Corona bedingten Maßnahmen arbeiten viele Arbeitnehmer*innen verbreitet im Homeoffice. Laut einer Studie des IFO-Instituts München will in Deutschland künftig mehr als jedes zweite Unternehmen verstärkt auf „Homeoffice“ setzen und in die digitale Infrastruktur und neue Kommunikationstechnologien investieren.
Doch auch ohne Pandemie sind wir überzeugt, dass sich die Arbeitswelt verändern wird und ein „anywhere ecosystem of work“ zukünftig die Realität sein wird.
Fast alle Unternehmen beschäftigen sich folglich damit, wie sie zukünftig bestmöglich Arbeit organisieren können.
Ein Phänomen das wir derzeit wahrnehmen: schnelle, einheitliche Lösungen mit dem Gießkannenprinzip. Dies betrifft die prozentuale Verteilung von Büroanwesenheit versus „Homeofficezeiten“. Diese Handlungsmaxime greift unseres Erachtens zu kurz. Warum? Weil der Fokus viel stärker darauf gelegt werden sollte, WAS die Arbeitnehmer*innen eigentlich tun und WO sie dementsprechend ihre Arbeit am besten erledigen können.
Wir haben die Vor- und Nachteile des „Homeoffice“ bereits in dem Beitrag New Work Modell Homeoffice: Fluch oder Segen? analysiert.
Aber: Welchen Einfluss hat die Neuorganisation der Arbeit, wenn man nicht einfach am Schreibtisch des anderen vorbeilaufen kann? Hat das Büro zukünftig ausgedient? Wie wird der Arbeitsalltag im Jahr 2022 bestenfalls aussehen und welche Facetten können heute schon bei der Planung berücksichtigt werden?
Arbeitsmodi
Im neuen Arbeitsalltag von „New Work“ bestimmen unterschiedliche Arbeitsmodi den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Diese Tätigkeiten stellen wiederum Anforderungen an die Umgebung des Einzelnen, damit jeder in seinem Arbeitsmodus sein volles Potenzial entfalten kann.
Abbildung 1 Arbeitsmodi – Zukunft der Arbeit (REFLECT)
„Stilles Arbeiten“
Das stille, konzentrierte Arbeiten beinhaltet Tätigkeiten wie Recherchieren, Lesen, Entwerfen oder das Erstellen von Konzepten, Schreiben und Ähnliches. Der Mitarbeitende benötigt also eine sehr ruhige Umgebung, in der er/sie nicht unterbrochen wird.
Diese Arbeiten können gut ins „Homeoffice“ verlagert werden, vorausgesetzt allerdings, dass der Mitarbeitende ein Arbeitszimmer hat und nicht nebenbei die Kinder erziehen muss. Wir alle kennen die Bilder aus den vergangenen Monaten.
Darüberhinaus ist beim Arbeiten im “Homeoffice” wichtig, sich regelmäßig zu bewegen, Pausen einzuhalten und klar zwischen Arbeit und Feierabend abzugrenzen. Dies sollte am besten auch räumlich geschehen, soweit das eben realisierbar ist.
„Telefonieren/Video“
Dieser Arbeitsmodus umfasst unterschiedlichste Tätigkeiten, wie Telefonieren, Videokonferenzen, Koordinieren, Abstimmen, Dinge freigeben. Tätigkeiten wie diese eignen sich ebenfalls gut für die Heimarbeit. Wichtig für die erfolgreiche Umsetzung sind ein voll eingerichteter Arbeitsplatz und die digitale Infrastruktur, sowohl im Büro als auch zuhause.
Dazu gehören neben ergonomischen Büromöbeln auch eine schnelle Internetverbindung und entsprechende Hardware wie Computer, Telefon bzw. Smartphone, Headset aber auch Drucker und Scanner.
„Besprechen“
In diesem Arbeitsmodus geht es um die Zusammenarbeit mit den Kollegen*innen, bei Besprechungen, Planungen, Abstimmungen oder dem wöchentlichen „Jour fixe“. Im Büro ist ein großzügiger Besprechungsraum mit digitalem Whiteboard empfehlenswert.
Um die Kommunikation für ein verteiltes Team flexibel zu gestalten, sollte sich das Team über eine Kollaborationsplattform wie beispielsweise Microsoft Teams organisieren können. So können die Mitarbeitenden sich sowohl von zuhause als auch vom Büro in die Videokonferenzen einwählen, Dateien teilen und mit virtuellen Arbeitsorganisationssystemen (Kanban etc.) den Projektverlauf verfolgen.
Präsenz ist bei Besprechungen generell empfehlenswert, jedoch nicht unabdingbar. Die Erfahrung zeigt, dass Besprechungen auch “online” bei größerer Teilnehmeranzahl strukturiert und effizient ablaufen können. Allerdings kann das Gefühl für das Miteinander zu kurz kommen, nicht alle Bedenken genannt werden und die Aufmerksamkeit stark eingeschränkt sein.
Darüberhinaus erfordert es sehr gute Moderationsfähigkeiten, sollten solche Besprechungen “online” durchgeführt werden. Mimik und Gestik spielen in der Kommunikation eine erhebliche Rolle, leicht schleichen sich ansonsten Missverständnisse ein, die durch den fehlenden nonverbalen Aspekt nicht bemerkt werden.
„Entwickeln“
Kreatives Arbeiten stellt die größte Herausforderung für „remote“ arbeitende Teams und deren Führungskräfte dar. Gleichzeitig erfordert unsere VUCA-Welt und der globale Wettbewerb Innovationskraft wie nie zuvor. So manche Idee ist nur durch zufällige Begegnungen mit Kollegen*innen entstanden.
Wir empfehlen deshalb für Workshops, Design-Thinking Sessions oder auch nur für kleinere “Brainstormings” und Ideenpräsentationen (“pitch day”, “poster session”, …) Präsenzveranstaltungen. Dafür braucht es entsprechende Räume im Unternehmen.
Die frei werdenden Flächen durch verstärktes “Homeoffice” können dafür umgebaut und effektiv genutzt werden. Für eine sinnvolle Ausstattung – oft noch ein Mangel in vielen Büros – kann gesorgt werden. Aktuell sparen viele Unternehmen durch wegfallende Reisekosten erhebliche Gelder ein, die gut in Infrastruktur und Technologie investiert werden können.
Voraussetzungen für ein erfolgreiches “Homeoffice”:
Für die oben genannten Arbeitsmodi „Stilles Arbeiten“ und „Telefonieren/Video“ bietet sich die Arbeit im „Homeoffice“ an, die Mitarbeitenden können effizient diese Tätigkeiten umsetzen, wenn folgende Voraussetzungen gegeben sind:
- Ergonomischer Arbeitsplatz (ggf. höhenverstellbarer Schreibtisch, Bürostuhl)
- Hardware (Monitor, Laptop, Tastatur, Maus, Kopfhörer, Telefon)
- Ruhe, um ungestört Arbeiten zu können
- Schnelle Internetverbindung
- Digitale Infrastruktur (Serverstruktur, Kollaborationsplattform MS Teams o.ä.)
- Gute Selbstorganisation (Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf darf nicht zur Last werden)
- Einhalten von Pausen
- Bewegung, regelmäßiges Lüften
- Gesunde Ernährung auch im Homeoffice
- Klare Abgrenzung zur Arbeit, um Zeit zur Rekreation zu schaffen
Insbesondere für den Arbeitsmodus „Besprechen“ empfiehlt es sich, eine geeignete Kollaborationsplattform im Einsatz zu haben und auch die Führungskräfte in virtueller Führung und Teamarbeit zu schulen. Allgemein gültige Regeln für das Verhalten in Videokonferenzen, wie beispielsweise unsere REFLECT- Online Netiquette, können leicht eingeführt werden (s. Abb. 2).
Abbildung 2 Regeln für Videokonferenzen (REFLECT 2020)
Für kreatives Arbeiten und Strategiesessions empfehlen wir Präsenzveranstaltungen. Hier sollte neben der Kreativität der Fokus auf das Stärken des Gemeinschaftsgefühls und die Unternehmenskultur gelegt werden.
Fazit:
Das „Homeoffice“ wird in der Zukunft der Arbeit einen festen Platz einnehmen, besonders für konzentrierte Arbeitsmodi ist es bestens geeignet. Daher sollte jedem Mitarbeitenden ein eingerichteter Arbeitsplatz zuhause zur Verfügung gestellt werden, insofern das räumlich möglich ist. Im Gegenzug können Unternehmen Büroflächen reduzieren oder bestehende Flächen sinnvoll umbauen.
Für viele weitere Tätigkeiten, insbesondere Kreativarbeit, Besprechungen, die gemeinsame Koordination der Arbeit, die Orientierung an Zielen, ist die direkte Begegnung hilfreich und sinnvoll. Dieser Austausch ist in Präsenz um ein Vielfaches wirksamer, da alle Sinne angesprochen werden und die Komponente des Zufalls und der Begegnung hinzukommt.
Wir empfehlen deshalb, das Team im „Hybridoffice“ zu organisieren. Ob dann am Ende zwei fixe Arbeitstage im Büro sinnvoll sind, oder nur einer oder vier, würden wir von der Art der Tätigkeit und den handelnden Personen abhängig machen.
Pauschallösungen, die für alle Mitarbeitenden gelten, halten wir für wenig sinnvoll. Organisationen sollten einen klaren rechtlichen Rahmen schaffen, in welchem es den Teams überlassen bleibt, wie sie am besten ihre Aufgaben gemeinsam erledigen können.
