Während alle von KI-Revolution sprechen, stapeln sich bei Ihnen die Stellenanzeigen, Feedbackgespräche und Abstimmungsschleifen. Dieser Artikel verspricht keine Vision, sondern zeigt sechs konkrete Wege, wie KI Sie genau dort entlastet, wo es gerade am meisten brennt. Ohne IT-Projekt, ohne neue Baustellen.
KI löst im Moment keine HR-Probleme
Gefühlt kommt jeden Tag ein neuer Dienst auf den Markt, der mit großen Sprachmodellen irgendein HR-Problem löst. Kennen Sie ChartHop oder Trustsphere, Lattice oder Workleap, eightfold.ai oder gloat.com? Von Christoph Magnussenhabe ich den Begriff „Tooltourist“ gelernt. Dieser Begriff gibt sehr schön das Verhalten wieder, das wir bei unseren Kunden sehen. Man probiert einige Tools aus, bewundert das Frontend und die Funktionen. Und dann bewegt man sich zum nächsten Dienst. Aber hat sich etwas im HR-Alltag geändert?
Welche HR-Aufgaben kann denn die KI wirklich übernehmen, wenn der Arbeitsmarkt die benötigten Fachkräfte gar nicht zur Verfügung stellt? Wieso sollten KI-gestützte Werkzeuge den Recruitingprozess beschleunigen, wenn die strukturellen und kulturellen Probleme des Unternehmens Mitarbeitende dazu bringen, sie wieder zu verlassen?
In diesem Artikel stellen wir vor, wie man gute KI-Lösungen findet, die zum eigenen Arbeitsbereich passen.
Wie positionieren wir KI in unserem Arbeitsalltag?
Mir gefällt die Idee von Ethan Mollick, KI als Person mit an den Schreib- oder Meetingtisch zu setzen. Das empfiehlt er in seinem Buch Co-Intelligenz. Ich vergleiche die Dienste mit den großen Sprachmodellen gern mit „elektronischen Praktikanten“:
- sie können bestimmte Dinge sehr gut
- sie beschweren sich nicht über stupide Arbeit
- sie sind auch vergesslich (!)
- sie sind selten besonders kreativ
- man sollte ihre Ergebnisse nicht ungeprüft weitergeben.
Unser „elektronischer Praktikant“ hat ein Klemmbrett mit einem Notizzettel dabei, auf dem er sich Aufgaben notiert (Kontextfenster). Allerdings ist der Platz beschränkt. Wenn neue Notizen dazukommen, vergisst er, was er ursprünglich wollte. Dies zu wissen, ist in der richtigen Anwendung wichtig, denn die bekannten Chatbots wiederholen mit jeder neuen Anweisung alles, was bisher besprochen wurde. Wenn ein Chat zu lang ist, kann es gut sein, einen neuen Chat zu starten, statt den laufenden immer weiterzuführen.
Unser elektronischer Praktikant hat ein Tablet dabei, auf dem er die Ergebnisse präsentiert. Auch hier ist der Platz begrenzt (Nachrichtenlänge). Längere Ergebnisse müssen also unterteilt werden.
2 x 3 Arbeitsbereiche
Je besser wir das Problem verstehen, desto schneller können wir eine Lösung in Betrieb nehmen. In unserer Betrachtungsweise nehmen wir 2 Dimensionen in den Blick. In einer ersten Dimension unterscheiden wir drei Arbeitsbereiche:
- Wie kann ich KI für meine persönliche Produktivität einsetzen? Hier kann jeder schnell starten, ohne sich groß abstimmen zu müssen.
- Wie kann ich KI in meinem Team einsetzen? Wir kennen unsere Prozesse. Wir sprechen die gleiche Sprache und verstehen die Probleme. Man muss sich im Team abstimmen. Aber der Aufwand ist überschaubar.
- Wie kann ich KI in meinem Unternehmen einsetzen? Beim Einsatz im ganzen Unternehmen lohnt sich der Vergleich von Aufwand und Nutzen.
Als zweite Dimension betrachten wir die Frage: Ist die Aufgabe grundsätzlich gut mit KI-Diensten lösbar?
- KI-Dienste können gut unterstützen, wenn eine oder mehrere Bedingungen vorliegen: Es gibt genug Informationen, mit denen die benutzten Sprachmodelle trainiert wurden. Es liegen für den konkreten Anwendungsfall viele Daten vor, um zu sinnvollen Schlüssen zu kommen. Die Prozesse sind homogen. Anomalien lassen sich leicht erkennen.
- KI-Dienste können nur begrenzt helfen, wenn die gerade genannten Bedingungen nicht erfüllt sind. Wenn die Sprachmodelle keine Trainingsdaten für die vorliegenden Situation hatten, kommen sie zu falschen Schlüssen. Wenn die Datengrundlage fehlt, können wir ein bestimmtes Verhalten nicht untersuchen. Wenn die Prozesse nicht homogen oder stabil sind, wird man keine Anomalien oder Veränderungen entdecken.
Sind die Voraussetzungen für den Einsatz von „elektronischen Praktikanten“ gegeben, dann bekommen wir spezifische Antworten, die gut zu unserem Problem passen. Im anderen Fall kann KI auch helfen. Aber hier ist es besser, nach einem guten Vorgehen oder nach Bewertungskriterien zu fragen. Im ersten Fall könnte ich mir etwas einen Einarbeitungsplan für einen Lagermitarbeitenden erstellen lassen. Wenn es aber dann um die konkreten Lagerprozesse des Unternehmens und um die Bedienung des Warenwirtschaftssystems geht – das ist der zweite Fall – lasse ich mir besser das Vorgehen erklären. Die KI kann mir keine konkrete Bedienungsanleitung erstellen.
Welche Dienste eignen sich?
Die großen Sprachmodelle von OpenAI, Anthropic, Google oder Mistral sind ein guter Einstieg. Viele Hersteller von Werkzeugen für die persönliche Produktivität wie Notion oder Todoist haben ihre Angebote um KI-Funktionen erweitert.
Auf Teamebene lohnt sich der gemeinsame Einsatz von Chatbots, insbesondere die Möglichkeit, Wissen in Projekten (Custom-GPTs bei OpenAI oder Projekte bei Claude) zu nutzen. Die Daten und Hintergründe werden im Projektwissen gespeichert. Für jeden Vorgang wird ein eigener Chat gestartet.
Auf Unternehmensebene schaut man sich die bestehenden Systeme an. Die Produkte von SAP oder Microsoft bieten bereits KI-Unterstützung an. Ein Blick auf die Webseite des Herstellers verrät die KI-Pläne.
Dienste wie make.com, Zapier, IFTTT, n8n oder die Power Platform von Microsoft sind der Klebstoff für einzelne Funktionen. Sie können Anwenderaktionen (über Formulare) und Maschinenereignisse erkennen und automatisch Folgeaktionen über mehrere Anwendungen hinweg auslösen (triggern).
Beispiel: Ein Mitarbeiter füllt ein Formular im Intranet aus. Daraufhin informieren E-Mails die verantwortlichen Personen, es wird ein Ordner im SharePoint für den Vorgang angelegt und es wird eine Aufgabe im Planner erzeugt. Ein weiterer Dienst sucht die relevanten Informationen zusammen, mit denen sich Vorgesetzter und HR-Experte auf die Anfrage vorbereiten.
Wie gehe ich in der Integration von KI vor?
Wer mit der eigenen Produktivität startet, lernt die Möglichkeiten von KI besser kennen. Es ist gute Praxis, sich jede Woche die Frage zu stellen: Wie könnte ich „elektronische Praktikanten“ einbinden, um mir bestimmte Arbeiten abzunehmen?
Die „elektronischen Praktikanten“ können übrigens gut programmieren. Wer bisher ein Tool vermisst hat, um stupide Aufgaben zu erledigen, kann sich heute schnell eine Webseite oder ein Python-Skript dafür bauen lassen. Ich habe mir ein Tool geschrieben, das meine E-Mails richtig benennt, wenn ich sie auf einem Netzlaufwerk ablege. Ein anderes Tool legt für mich automatisch Vorgänge an, und ein drittes Tool sortiert meine Fotos nach Ort und Zeit.
Auf Teamebene können wir die gleiche Frage stellen. Allerdings empfehle ich, sich auf ganz konkrete Prozesse oder Anwendungsfälle zu konzentrieren. Hier kann die KI kleine Programme schreiben, mit denen das Team Dinge automatisiert. Im Team fallen mehr Koordinationsaufgaben an, z. B. das Abstimmen von Terminen oder Projektaufgaben. Dafür gibt es ebenfalls Dienste, für die es manchmal nicht einmal KI-Funktionen braucht.
Auf Unternehmensebene ist es angebracht, sich auf bestimmte Prozesse und Zielgruppen zu beschränken.Sonst artet die Arbeit oder das Projekt aus.
Die Entlastung beginnt im Kleinen. Alle Beteiligten brauchen Zeit und Gelegenheiten, um den Einsatz von KI-Diensten zu testen. Getreu dem Veränderungsmotto „Mein Haus, meine Straße, meine Stadt“ folgen wir bei den KI-Tools dem Motto „Mein Arbeitsplatz, mein Team, mein Prozess, mein Unternehmen“. Erst beim eigenen Ausprobieren merken wir, wie sehr uns die „elektronischen Praktikanten“ wirklich entlasten. Die gesparte Zeit nutzen wir dann, um die nächsten Prozesse zu vereinfachen.
Zusammenfassung
KI im HR-Bereich muss kein Großprojekt sein – starten Sie klein mit den Tools, die Sie morgen schon nutzen können. Wählen Sie eine wiederkehrende Aufgabe aus Ihrem Alltag und probieren Sie aus, ob KI Sie wirklich entlastet. Die beste KI-Strategie ist die, die Ihnen heute schon Zeit zurückgibt.
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