Im sechsten Teil der Serie Neue Arbeitswelten befassen wir uns mit adaptiven Strukturen in einem Unternehmen und mit ihrem Einfluss auf das Umfeld, also den Raum.
Strukturen einer Organisation beschreiben die Aufbau- und Ablauforganisation eines Unternehmens. Adaptiv sind diese, wenn sie sich möglichst flexibel an den Markt anpassen können. Je bürokratischer Unternehmen sind, desto schwerfälliger und langsamer ihre Anpassungsfähigkeit.
Bezogen auf den Raum bilden Strukturen den Bauplan, gleichsam die Architektur einer Organisation. Adaptive Strukturen zeichnen sich durch eine hohe (Selbst-) Anpassungsfähigkeit aus. Durch ihren Aufbau erlauben sie kundennahes Denken, Fühlen und Handeln, Schnelligkeit und kluge Entscheidungen durch Mitarbeitende sowie die Entfaltung vorhandener Potenziale durch co-kreative Prozesse.
Eine der verantwortungsvollsten Aufgaben besteht heute darin, Mitarbeitenden eine Umgebung zu schaffen, in denen sie ihre Potenziale voll zur Entfaltung bringen können. Je nach Aufgabenbereich und Job divergieren diese Anforderungen natürlich, man spricht von unterschiedlichen Arbeitsmodi.
Zwischen Denken und spontanem Austausch – Arbeitsmodi
Als Verantwortliche hat man die Aufgabe zu analysieren, welche Anforderungen die Tätigkeit des Arbeitnehmers an die Arbeitsumgebung stellt. Beispielhaft gehen wir hier von einer Mitarbeiterin [1] im Marketing aus.
Stilles Arbeiten
Eine Fülle von Mails wollen beantwortet werden mit Hinweisen, welche Themen im neuen Newsletter enthalten sein sollen. Darüber hinaus nimmt die Mitarbeiterin Recherchen aus dem Marktumfeld vor. Außerdem fügt sie Dateien zu einem neuen Ordner zusammen, um alle Infos an einem digitalen Platz zu haben.
Besprechen
Eine weitere Aufgabe für die Marketingmitarbeiterin ist das Erstellen des Newsletters. Hier setzt sie sich mit ihrem Team zusammen, stimmt Themen und Zeitpläne ab. Ein Meetingraum mit einem großen Tisch, Whiteboard, Beamer etc. wird benötigt. Ein Videokonferenzsystem hilft, externe Dienstleister oder Mitarbeiter im Homeoffice hinzuzuschalten.
Denken
Die Mitarbeiterin will jetzt ein passendes Konzept ausarbeiten. Hierzu benötigt sie Räumlichkeiten, die wenig ablenken, um hochkonzentriert arbeiten zu können. Auch braucht sie genug Ablage- und Visualisierungsflächen, um die unterschiedlichen Themen zu sortieren.
Telefonieren/Video
Mit der externen Agentur will sie im nächsten Schritt das Konzept besprechen. Dazu ist ein längerer Videoanruf notwendig, bei dem sie andere nicht mit ihrem Gespräch stört. Sie sucht ein „Workbay“ auf, in dem sie sowohl die technischen Voraussetzungen wie auch die nötige Schallisolierung vorfindet.
Entwickeln
Um den Newsletter auf „Kundennähe“ zu überprüfen, führt sie mit einigen Kollegen (hauptsächlich Sales und Marketing) sowie einem Endkunden einen kleinen „Design-Thinking“ Workshop durch. Dafür braucht sie eine entsprechende kreative Umgebung für das gesamte Team. Beschreibbare Wände und Fenster, digitale Whiteboards, die Zugriff auf Dateien erlauben, flexible Büromöbel, die Kleingruppenarbeit spontan und flexibel ermöglichen, unterstützen das „Brainstorming“ ideal.
Spontan Austauschen
In der wohl verdienten Pause trifft die Mitarbeiterin zufällig einen Kollegen aus der Entwicklung, der ihr voller Stolz erzählt, dass das neueste Produkt des Entwicklerteams die Marktreife erhalten hat. Die Marketingmitarbeiterin entscheidet spontan, diese geniale Story noch mit in den Newsletter aufzunehmen.
Abbildung 1: Arbeitsmodi und Multispace Räume (Reflect)
Jeder Mensch ist anders – Persönlichkeitstypen
Strukturen haben ebenfalls erheblichen Einfluss auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Die Einen sind eher introvertiert und arbeiten am liebsten in ruhiger Umgebung, Anderen kann es nicht laut genug sein, erst dann spüren sie ausreichend Energie und Leidenschaft, um motiviert zu arbeiten. Nicht jeder ist ein Teamplayer und damit gemacht für große Flächen ohne Begrenzungen.
Abbildung 2: Persönlichkeitstypen (Insights MDI)
Die „blauen“ Persönlichkeitstypen können eher als vorsichtig, besonnen, hinterfragend, formal und reserviert in einem groben Raster charakterisiert werden. Sie bevorzugen deshalb eher Rückzugsorte, um in Ruhe arbeiten und nachdenken zu können, bevor sie Entscheidungen treffen. Ein lautes Großraumbüro ist sicherlich hinderlich für die Potenzialentfaltung dieses Persönlichkeitstyps.
Ganz im Gegenteil zu „roten“ Persönlichkeitstypen. Diese agieren häufig extravertierter. Klassische Kennzeichen sind ein eher forderndes, entschlossenes, willensstarkes und beherrschendes Auftreten. Meist scheuen sie keinen Konflikt im Team und auch im Rampenlicht zu stehen stellt für sie kein Problem dar. Deshalb sind eher große Büroflächen mit Teamarbeit empfehlenswert, da sie positive Reibungspunkte benötigen, um sich weiterzuentwickeln.
Die mit „gelb“ gekennzeichneten Persönlichkeitstypen sind eher umgänglich, offen, enthusiastisch und redegewandt. Sie schätzen die enge Zusammenarbeit mit ihren Kolleginnen. Ihre Kreativität lässt sich durch einen engen Austausch entsprechend entfalten. Für diesen Persönlichkeitstyp wäre ein Einzelbüro oder zu viel „Homeoffice“ eher eine Strafe und leistungsmindernd, da sie den Umgang mit Menschen genießen und auch die Kaffeeecke und den Flurfunk als Wohlfühlfaktor benötigen.
„Grüne“ Persönlichkeitstypen agieren oft vertrauensvoll, fügsam, geduldig und entspannt. Für diese Persönlichkeitstypen sind Selbstorganisation und Selbstverantwortung im Team nicht leicht umzusetzen, da sie tendenziell eher klare Vorgaben bevorzugen. Als Arbeitsort ist die angeleitete Tätigkeit auf der Teamfläche mit genügend Rückzugsorten sicher die produktivste Weise zu arbeiten.
Fazit:
Um für eine Organisation sinnvolle Strukturen zu schaffen und Potenzialentfaltung sowohl des Einzelnen wie auch des Teams zu ermöglichen, sollten unterschiedliche Arbeitsmodi gepaart mit den diversen Persönlichkeitstypen berücksichtigt werden.
Hierarchische Strukturen bringen klare (Team-) Grenzen mit. Diese Grenzen wirken sich auch im Raum und damit der Beschränktheit der Arbeitsmodi und den Persönlichkeitstypen aus.
Netzwerk-, Kreis- oder Zellenorganisationen sind anpassungsfähiger an die Umwelt aufgrund ihres Aufbaus. Sie brauchen dann aber auch Raumstrukturen, die die benötigte Flexibilität zulassen.
Ein Plus an Diversität im Raum führt zu einem Plus an Diversität von Persönlichkeitstypen und Arbeitsmodi. Eine kundenzentrierte Organisation zeigt sich in ihrer Ablauf- und Aufbauorganisation und manifestiert sich letztlich im Raum.
Wie ist Ihr Unternehmen aufgebaut? Hierarchisch, Netzwerk, Matrix, Projektorganisiert?
Wenn Sie Ihr derzeitiges Umfeld betrachten: inwiefern spiegelt der Raum auch die Unternehmensstrukturen wider? Was fällt Ihnen auf, was würden Sie genauso beibehalten und was direkt ändern?
