Wie Sie mit „Scrum“ Ihr Projektmanagement agil gestalten und Probleme schneller erkennen können
Im dritten Teil unserer Serie möchten wir Ihnen eine der bekanntesten und derzeit meist angewandten Methoden im agilen Projektmanagement vorstellen: „Scrum“. Die Methode zeichnet sich vor allen durch ihre einfache Struktur und der klar definierten Rollen aus. Auf diese Weise kann „Scrum“ schnell erlernt und unmittelbar produktiv umgesetzt werden.
Auch wir setzten bereits seit vielen Jahren auf eine für unsere Bedürfnisse angepasste Vorgehensweise. Die Prinzipien des Selbstmanagements und der individuellen Potenzialentfaltung von „Scrum“ decken sich perfekt mit unserem Ansatz der Gesunden Organisation. Doch einen Schritt zurück – Was ist Scrum, wie funktioniert es und wie können Sie diese Methode für Ihr Unternehmen nutzen?
Was ist „Scrum “?
In der deutschsprachigen Ausgabe des „Scrum Guide“ beschreiben die Verfasser Ken Schwaber und Jeff Sutherland die Methode wie folgt: „Ein Rahmenwerk, innerhalb dessen Menschen komplexe adaptive Aufgabenstellungen angehen können, und durch das sie in die Lage versetzt werden, produktiv und kreativ Produkte mit dem höchstmöglichen Wert auszuliefern.“ (Schwaber & Sutherland 2013).
In seinem Ursprung stammt der Begriff aus dem Rugby-Sport und beschreibt einen Spielzug. In Übertragung auf das Projektmanagement ist hierbei die flexible Anpassung von Arbeitsprozessen an dynamische Bedingungen gemeint, ähnlich der Gestaltung von taktischen Spielzügen gemäß der letzten Aktion des Gegners.
„Scrum“ liefert jedoch weder die genaue Beschreibung eines Prozesses noch eine konkrete Technik zur Erstellung von Produkten, sondern ist vielmehr als agiler Handlungsrahmen zu verstehen. In diesem Rahmen agieren selbstorganisierte und interdisziplinäre „Scrum“-Teams.
Diese Teams gestalten eigenständig und unabhängig die nötigen Arbeitsprozesse und legen fest, wie Ziele erreicht werden können. Die Interdisziplinarität der Teams garantiert die Ausstattung mit allen Kompetenzen und Ressourcen, die zur Erstellung eines Produktes erforderlich sind. Der iterative und inkrementelle Ansatz von „Scrum“ führt dazu, dass Risiken schneller erkannt und reduziert und zudem die Ergebnisse optimiert werden können.
Wie funktioniert „Scrum “?
„Scrum“ definiert innerhalb der Teams drei klar voneinander abgegrenzte Rollen mit eindeutigen Zuständigkeitsbereichen. Die Teams bestehen aus dem Produktverantwortlichen, dem sich selbstmanagenden Entwicklungsteam und dem „Scrum“ Master.
Der Produktverantwortliche („Product Owner“) ist in der Rolle des Auftraggebers für die Aufgabenzuweisung und -priorisierung verantwortlich. Er formuliert, kommuniziert und kontrolliert das „Product Backlog“, das im Wesentlichen eine Liste von Anforderungen und Veränderungen am Produkt darstellt, die als Orientierungspunkt für den Entwicklungsprozess dient.
Die Entwicklungsteams bestehen aus Experten und Spezialisten, die innerhalb einer bestimmten Zeitperiode das Produkt erstellen.
Der „Scrum“ Master wird dafür eingesetzt, die organisationsweite Einführung von „Scrum“ mitzugestalten, die Einhaltung der Praktiken und Regeln zu überwachen und „Scrum“-Techniken und Methoden zu erläutern. Zudem unterstützt er das Entwicklungsteam, indem er Hindernisse beseitigt und die Kollaboration innerhalb des Teams optimiert.
Die Entwicklungszyklen, sogenannte Sprints, umfassen einen Zeitraum von maximal einem Monat, während dem ein fertiges und potenziell auslieferbares Produkt-Inkrement hergestellt werden soll. Jeder Sprint verfügt über ein klar formuliertes Ziel und einen festgesetzten Qualitätsanspruch. Das gesamte Projekt wird so durch mehrere, direkt aufeinander folgende Sprints unter Berücksichtigung von möglichen Veränderungen und Anpassungen realisiert.
Vor, nach, zwischen und während den Sprints werden regelmäßige Meetings abgehalten, die beispielswese der Planung des nächsten Sprints dienen, wie das Sprint Planning vor dem nächsten Zyklus. Oder dem täglich stattfinden Daily Scrum, bei dem Feedback zum Tagesfortschritt gegeben wird und mögliche Hindernisse im Arbeitsprozess direkt beseitigt werden können.
Gestalten Sie mit „Scrum“ Ihr agiles Projektmanagement
In der VUCA-Welt trägt „Scrum“ das Potenzial in sich, auf die sich ständig verändernden Herausforderungen in einer sich zunehmend digitalisierenden Arbeitswelt adäquat reagieren zu können. Ein langfristiges und damit starres Projektmanagement kann durch kurzfristige, flexible und anpassungsfähige Entwicklungszyklen ersetzt werden.
An Stelle ausführlicher Vorab-Planung, wie im klassischen Projektmanagement, wird hier iterativ gearbeitet, also Schritt für Schritt in sich wiederholenden Zyklen. Diese Vorgehensweise bringt den eindeutigen Vorteil mit sich, dass auf kurzfristige Änderungen und Probleme sofort reagiert werden kann.
Der Fokus dieser Methode liegt auf der eigenverantwortlichen Selbstorganisation des „Scrum“-Teams, indem dem Produktverantwortlichen lediglich eine Moderatorenrolle zukommt. Diese flachen Hierarchien und die klare Verteilung der Rollen auf die jeweiligen Zuständigkeitsbereiche, erzeugen ein hohes Maß an Transparenz, fördert Beziehungen auf Augenhöhe und vereinfacht den Austausch von Informationen.
Fazit
„Scrum“ ist verhältnismäßig einfach zu lernen und lässt sich somit schnell in den Arbeitsalltag integrieren. Dadurch liefert diese Methode den ersten Schritt in Richtung agiles Projektmanagement, das Ihre Mitarbeiter vor keine große Hürde stellt.
Die klar definierten Rollen und die Untergliederung in mehrere Zyklen garantieren einen gut strukturierten, aber dennoch flexiblen Entwicklungsprozess. „Scrum“ ist besonders gut für Projekte eignet, die aufgrund der Gegebenheiten des Endproduktes und den Wünschen des Kunden eine hohe Flexibilität und Anpassung erfordern.
Natürlich gibt es auch Fallen. So braucht es nicht nur Techniken, sondern auch die passende Grundhaltung, die agilem Handeln gerecht wird. Nicht jeder mag die mit Scrum einhergehende Transparenz, die notwendige Flexibilität und die Möglichkeit der Selbstorganisation.
Oft wird der Faktor „mind-set“ zu Beginn völlig unterschätzt. Organisationen führen dann agile Methoden ein, gerne kombiniert mit wunderbaren, coolen „workspaces“, aber schenken der Weiterentwicklung von Haltung und Verhalten viel zu wenig Aufmerksamkeit. Im besten Falle werden deshalb bei der Einführung von „Scrum“ die Faktoren „tool-set“, „skill-set“ und „mind-set“ gleichermaßen beachtet und sukzessive weiterentwickelt.
(redaktionelle Umsetzung: Corinna Brucker)
Sie interessieren sich für „Scrum“ oder möchten diese Methode im Detail kennen lernen? Dann informieren Sie sich gerne zu unseren Leistungen in diesem Bereich oder kontaktieren uns einfach.
