In vielen Unternehmen ist aufgrund der Corona-Pandemie immer noch „Homeoffice“ angesagt. Anders als bei „New Work“ Unternehmen wie Facebook oder Amazon starteten viele traditionelle Unternehmen, z. B. aus der Immobilienbranche oder kommunalen Behörden, einen „Kaltstart“ ins Homeoffice, sowohl für die Mitarbeitenden wie auch für die Führungskräfte.
Denn „remote“ im Team zu arbeiten, war bei den meisten Organisationen noch nicht an der Tagesordnung. Die meisten Unternehmen stellten zwar rasch die technische Infrastruktur zur Verfügung, aber das allein reicht natürlich nicht für einen „Workplace Change“. Allein an einem Zoom Meeting teilnehmen zu können, macht noch keine effektive und effiziente Teamarbeit aus. Die adäquate Nutzung der Tools entscheidet über Erfolg oder Misserfolg im Team.
In Anlehnung an Matt Mullenweg, Gründer des Unternehmens Automattic (das Unternehmen hinter WordPress hat kein einziges Büro und die 1.170 Mitarbeiter weltweit arbeiten ausschließlich „remote“), geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie idealerweise eine optimale Arbeitsumgebung inkl. Heimarbeit gestalten können.
Es gibt 5 Ebenen, auf die es ankommt, wenn man in verteilten Teams erfolgreich arbeiten möchte.
Abbildung: Die 5 Ebenen, um in verteilten Teams „remote“ zu arbeiten (eigene Darstellung i. A. a. Mullenweg)
Ebene 1: Heimarbeit wird nicht gefördert
In dieser Ebene fördert das Unternehmen die Arbeit von Zuhause nicht proaktiv. Mitarbeiter haben zwar ein Smartphone und einen E-Mail-Zugriff und können somit die allernötigsten Dinge von Zuhause erledigen. Eventuell können sie sich auch in ein Meeting einwählen. Die Mitarbeiterinnen werden allerdings die meisten Dinge verschieben, bis sie wieder im Büro sind. Sie sind dadurch an das Büro gebunden und können sich im „Homeoffice“ nicht frei entfalten.
Eine Situation, in der sich die überwiegende Mehrheit der Unternehmen vor der Corona-Pandemie befand. „Homeoffice“ als Notlösung und dadurch nicht alltagstauglich.
Ebene 2: Das alte Büro „online“ einrichten
Auf dieser Ebene befinden sich aktuell die meisten Organisationen – insbesondere die traditionellen. Die Mitarbeitenden haben Zugriff auf Instant-Messaging (wie z.B. Slack), Videokonferenzsysteme (wie z.B. Zoom, Teams) und E-Mail.
Anstatt jedoch die Arbeit neu zu organisieren und an die neuen Möglichkeiten anzupassen, arbeiten die Teams online genauso, wie sie im Büro gearbeitet haben. So werden schlechte Gewohnheiten aus dem Büro ins „Homeoffice“ getragen und effiziente Arbeit weiter gehemmt.
Um ein Beispiel zu nennen: Sind in einem Teammeeting weiterhin 10 Personen anstatt der tatsächlich erforderlichen zwei Personen, gibt es weiterhin mehr als 60 Unterbrechungen am Tag, jetzt eben durch Slack und mehr als 70 E-Mails, die es zu überprüfen und zu beantworten gilt. Durch die klassische Konditionierung, auf die Informationsflut innerhalb kürzester Zeit zu antworten, können sie sich nicht auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren und sind somit gehemmt, konzentriert zu arbeiten.
Auf Ebene 2 wird von den Mitarbeitenden erwartet, von 9-17 Uhr online zu sein. In einigen Unternehmen wird sogar eine Bildschirmprotokoliersoftware eingesetzt, um Mitarbeiter zu überwachen. Wenn Sie sich gerade auf Ebene 2 befinden, dann haben Sie noch einen Weg zu gehen vor sich.
Ebene 3: Anpassung an neue Technologien
Auf der dritten Ebene beginnen Organisationen damit, sich an die neuen Technologien und Medien (Zoom, Teams, Mural etc.) anzupassen und diese effizient zu nutzen.
Dokumente werden geteilt, so dass sie von allen genutzt und in Echtzeit aktualisiert werden können. Es entsteht ein gemeinsames Verständnis der besprochenen und geschlossenen Dokumente. Das Risiko von Fehlern bei der gemeinsamen Arbeit wird minimiert und keine Zeit wird verschwendet.
In diesem Stadium investieren Unternehmen auch in bessere Geräte für ihre Mitarbeiter, z. B. Beleuchtung für Videoanrufe oder Kopfhörer zur Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen.
Effektive schriftliche Kommunikation wird umso wichtiger, je mehr Unternehmen „remote“ arbeiten. Man sieht die Kollegin eben mal nicht beim Vorübergehen oder in der Kaffeeküche. Gerade mal so anrufen tut man meist aber auch nicht. Deshalb wird eine klare und zeitnahe textbasierte Sprache zum Schlüssel erfolgreicher Zusammenarbeit in dieser Ebene.
Tipps, wenn es um Online-Meetings geht:
– Halten Sie eine terminierte Besprechung nur ab, wenn dies unbedingt erforderlich ist und die gleichen Ergebnisse nicht über ein schnelles Ad-hoc-Gespräch, einen Anruf, eine E-Mail oder eine Sofortnachricht erzielt werden können.
- Stellen Sie die Besprechung standardmäßig auf 15 Minuten ein und verlängern Sie diese nur, wenn dies unbedingt erforderlich ist (je kürzer die Besprechung, desto konzentrierter sind Sie und desto weniger Zeit bleibt für Seitenpfade).
- Legen Sie eine spezifische Agenda und das gewünschte Ergebnis für das Meeting fest.
- Laden Sie nur die Personen ein, die Sie wirklich dabeihaben müssen. Oft reichen 2-3 Personen aus.
- Vereinbaren Sie die nächsten Schritte, weisen Sie verantwortliche Personen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest (dies ist besonders wichtig, um „Bumerang-Meetings“ zu vermeiden).
- Verwenden Sie eine Besprechung nur in Ausnahme dazu, Informationen zu kommunizieren – dafür ist E-Mail normalerweise der geeignetere Kanal.
Ebene 4: Asynchrone Kommunikation
„Ich werde das erledigen, wenn es mir zeitlich passt!“ Das ist die Natur asynchroner Kommunikation – vielleicht ja etwas harsch ausgedrückt.
Der Büroalltag zeigt, dass die meisten Dinge keine sofortige Reaktion erfordern. Überwiegend sollte deshalb eine E-Mail oder eine Sofortnachricht den Job erledigen, wobei der Empfänger antwortet, wann es ihm bzw. ihr passend ist. Wenn etwas dringend ist, sollte die Art der Kommunikation dies auch widerspiegeln. Nehmen Sie dann den Hörer in die Hand oder tippen Sie dieser Person auf die Schulter, aber nur, wenn es wirklich dringend ist.
Abgesehen von dem offensichtlichen Vorteil, Wissensarbeitenden Zeit zum Nachdenken zu geben, um kreativ zu werden und in den „Flowzustand“ zu gelangen (ein psychologischer Zustand, in dem wir bis zu fünfmal produktiver sind), veranlasst die asynchrone Kommunikation Menschen, bessere Entscheidungen zu treffen.
Gibt man Menschen Zeit, zwischen Frage und Antwort nachzudenken, schafft dies Unternehmen langfristig Vorteile. Stellen Sie deshalb eine asynchrone Kommunikation sicher, um unnötiges Hin und Her sowie Doppelarbeit zu vermeiden.
Manchmal entsteht natürlich auch das gefürchtete „E-Mail Ping-Pong“, gerne mit zahlreichen Empfängern in cc. Um solche Ballspiele zu vermeiden, ist in diesen Fällen dringend das direkte Gespräch vorzuzuziehen, bei dem man leichter Untertöne und Reaktionen heraushören und darauf eingehen kann.
Ebene 5: Nirvana
In der letzten Ebene arbeitet das „remote-Team“ besser als ein „Präsenz-Team“, da mehr Bewusstsein auf die Kultur der Organisation und die physische Umgebung, in der das Team arbeitet, gelegt wird. Nach dem Motto „Präsenz ist das neue Bio“ haben Teams einen geeigneten Rhythmus gefunden, wann sie sich für welche Tätigkeiten „onsite“ bzw. in Präsenz treffen, und wann das nicht notwendig bzw. nicht günstig ist.
Nachteile „remote“ arbeitender Teams
Natürlich gibt es auch Nachteile für neue „remote“ arbeitende Teams. Im Folgenden finden Sie einige (krasse) Beispiele, wie das Unternehmen „Automattic“ damit umgeht:
Teambindung und -aufbau
Anders als üblich haben die Mitarbeitenden von „Automattic“ 11 Monate Fernarbeit pro Jahr. Deshalb sollen sie sich bis zu 4 Wochen pro Jahr Zeit für Teambindungs- und Aufbauveranstaltungen nehmen.
„Unterstützt“ werden sie dabei von benutzerdefinierten Apps, die (anonymisiert?) aufzeigen, wer wen getroffen hat, um dann bei Veranstaltungen Sitzplätze mit Kollegen automatisch zuzuweisen, die man bisher noch nicht getroffen hat.
Ein in Deutschland wohl undenkbares Vorgehen, vor allem aus datenschutzrechtlichen Gründen, aber auch was bzgl. Autonomie des Einzelnen kann ich mir das nur schwerlich vorstellen.
Bürokommunikation
Wenn alle online arbeiten, verpassen die Mitarbeitenden die Gespräche an der Kaffeemaschine. Sie hören nicht, wie andere Leute etwas sagen, bei dem sie ggf. helfen könnten oder haben nur ein vages Gefühl für die Aktivitäten des Teams, da sie nicht in Hörweite von Diskussionen sind.
Um dem entgegenzuwirken, verwendet „Automattic“ ein WordPress-Plugin namens P2, das als interner Blog fungiert und ein Ort ist, an dem viele Gespräche und Aktivitäten aufgezeichnet und erfasst werden. Es erinnert an den Aufbau von Microsoft’s Teams.
Datensicherheit
Ein wesentlicher Nachteil bei „remote“-Arbeit kann durch fehlenden Datenschutz entstehen. Mitarbeitende, die irgendwo arbeiten, können leichter zum Sicherheitsrisiko werden, gerade was sensible Daten angeht. Zum einen lässt man Endgeräte auch mal unterwegs liegen oder wird im häuslichen Umfeld ggf. leichtsinniger als im Unternehmen, zum anderen geht es um die sog. Endpunktsicherheit.
Anstatt jedoch die Zugriffskontrolle überzubetonen, sollten sich Unternehmen vor dysfunktionalen Verhaltensweisen schützen, denn über 70% der IT-Hacks verwenden sog. „Social Engineering“, um in interne Unternehmensnetzwerke zu gelangen und so an die Daten
heranzukommen.
Fazit
Von zu Hause aus zu arbeiten, ist für die meisten noch immer ein Privileg und für viele noch kein Recht. Wir sollten deshalb gezielt darüber nachdenken, wie wir eine „bessere Realität“ erreichen können.
Die 5 Ebenen helfen Unternehmen dabei, den aktuellen Status ihrer „Heimarbeit“ zu reflektieren und geben gleichzeitig Hinweise auf sinnvolle nächste Schritte. Wir sollten die aktuelle Chance gemeinsam nutzen und aufzeigen, dass wir auch außerhalb des Büros produktiv arbeiten können, wenn wir die neuen Technologien sinnvoll nutzen und uns dadurch die Möglichkeit schaffen, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten.
Die 5 Ebenen machen deutlich, dass in vielen Bereichen die „remote“ Zusammenarbeit noch in den Anfängen steckt. Gerne unterstützen wir Sie dabei, auf die nächste Ebene zu klettern.
