GPT bedeutet „Generative Pretrained Transformer“ – zu Deutsch: Es handelt sich beim Chatbot ChatGPT um ein vortrainiertes, statistisches Modell.Teilen
Die künstliche Intelligenz (KI) fokussiert sich darauf, in Echtzeit eigenständige Texte zu generieren. Das Besondere daran: Menschliche Denk- und Argumentationsmuster werden möglichst genau abgebildet. Und wie funktioniert das? Der Bot greift auf eine Datengrundlage von 45 Terrabyte Daten zu, was einem Umfang von rund einer Billion Wörtern entspricht. Diese Daten werden mit Hilfe von 175 Milliarden Parametern verarbeitet (Angaben für den Chat GPT-3; Porath, 2023). Parameter kann man sich wie Synapsen im menschlichen Gehirn vorstellen. Je mehr Parameter in einem System involviert sind, desto komplexer ist es. Entwickelt wurde das Ganze von dem US-amerikanischen Unternehmen OpenAI, das 2015 von einer Gruppe von Technologie-Pionieren gegründet wurde. Zu den bedeutendsten Investoren derzeit gehört Microsoft. In der aktuell zum kostenlosen Test verfügbaren Version kann der Bot nicht nur Texte generieren, sondern auch Berechnungen durchführen, Excel-Tabellen erstellen, Texte als Code umschreiben und vieles mehr (https://openai.com/blog/chatgpt). Die kostenlose Version ist allerdings zeitlich begrenzt. Daher gibt es schon jetzt die kostenpflichtige Variante ChatGPT Plus für 20 US-Dollar pro Monat. Wer die KI mit unternehmenseigenen Daten trainieren will, benötigt ebenfalls eine kostenpflichtige Programmierschnittstelle.
Heute schon mit dem Bot gechattet?
Starten wir mit einem Experiment: Welche Stellenanzeige ist bei Ihnen im Unternehmen gerade online? Lassen Sie ChatGPT eine Stellenausschreibung verfassen und vergleichen Sie diese mit der Unternehmenseigenen:
- Gefällt Ihnen der Schreibstil des Bots?
- Ist die Beschreibung der Stelle korrekt?
- Könnten Sie die Stellenanzeige, so wie sie ist, verwenden und die unternehmensspezifischen Angaben einfach noch ergänzen?
Hier unser Selbstversuch:
Abbildung 1: Ausschnitt der von ChatGPT für REFLECT verfassten Stellenanzeige
Unsere eigenen Praxistests zeigen: ChatGPT ist gut geeignet, „Rohtexte“ zu liefern. Diese müssen geprüft, vertieft und individuell ausformuliert werden. Der Bot ist eine solide Recherchehilfe und ein guter Ideengeber. Somit kann er zu einer deutlichen Zeitersparnis beim Verfassen von Texten beitragen. Das große Potenzial der KI liegt aus unserer Sicht darin, Ressourcen (nicht Mitarbeitende!) freizusetzen, indem sie für solche oder ähnliche Fragestellungen als Text-Assistent genutzt wird. Dies gilt nicht nur für Stellenanzeigen, sondern auch für Arbeitszeugnisse, Kündigungen oder Abmahnungen, Bewerberabsagen oder Arbeitsverträge – um nur einige Beispiele zu nennen.
Was kann ChatGPT im HR-Bereich leisten?
Neben seiner Funktion als Text-Assistent kann ChatGPT für verschiedenste Themenbereiche im HR-Bereich eingesetzt werden, um Prozesse effizienter zu gestalten.
Recruiting
Nachdem die KI mit spezifischen Daten trainiert wurde, ist ChatGPT in der Lage, eine Vielzahl von Bewerber*innen zu sichten, auf ihre Unternehmenseignung hin zu bewerten und eine Vorauswahl zu treffen. Auch das Zusammenstellen von Interviewfragen für Vorstellungsgespräche ist mit ChatGPT schnell erledigt. Mehr noch: Theoretisch ist denkbar – das haben wir noch nicht ausprobiert (und wollen es vielleicht auch nicht) – dass der Chatbot erste „Gespräche“mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten führt und deren Antworten auswertet. Ein aus unserer Sicht spannender Aspekt ist, dass ein KI-Assistent die nur allzu menschliche Voreingenommenheit – welche die Entscheidungsfindung im Auswahlprozess beeinflusst – vollständig aufheben könnte. Ob dies im Einzelfall gut oder schlecht ist, bleibt zu diskutieren. Der Bot kann Fragen der Bewerber*innen beantworten sowie einen Onboarding-Prozess festlegen, der exakt auf die individuelle Person zugeschnitten ist. Voraussetzung dafür ist immer, dass die KI mit den entsprechenden spezifischen Daten trainiert ist. HR-Assistent: ChatGPT kann als erste Anlaufstelle für Fragen der Mitarbeitenden dienen. Der Bot kann problemlos Antworten auf oft gestellte Fragen geben (z. B.: Wie viel Urlaub habe ich dieses Jahr noch? Wie kann ich auf meine Gehaltsabrechnung zugreifen? Wo muss ich meine Krankmeldung einreichen?) und somit menschliche Ressourcen für andere zentrale Tätigkeiten freischaufeln. Hand auf‘ s Herz – Wie viel Zeit haben Ihre Mitarbeitenden heute, um bestehende HR-Praktiken zu hinterfragen, zu verbessern und effizienter zu gestalten? Und wie viel Zeit bleibt, um Innovationen zu fördern? Nicht nur bei häufig gestellten Fragen bietet der Bot Unterstützung, sondern kann auch für komplexere Themengebiete eingesetzt werden. Der Gründer des Unternehmens „Koko“ (https://www.kokocares.org/) Rob Morris sagt, dass sein Dienst GPT-3-Chatbots verwendet, um bei der Beantwortung von Fragen zur psychischen Gesundheit mehr als 4.000 Nutzern zu helfen und damit große Erfolge erzielt.
Abbildung 2: Tweet von @RobertRMorris zum ChatGPT
Verwaltung und Analyse von HR-Daten
Die Pflege von Personalakten und die Erstellung von Reports für den HR-Bereich ist aufwändig und zeitintensiv. Auch bei diesen Aufgaben kann ChatGPT Ihre Mitarbeitenden unterstützen. KI-basierte Analysen können dabei helfen, Informationen auszuwerten, die für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend sind (z. B. Trends in Bezug auf Urlaubszeiten, Büro- oder Remote-Arbeit, Krankheitstagen, etc.).
Mitarbeiterfeedback
ChatGPT kann dabei helfen, die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und HR zu verbessern, indem der Bot als einfaches und direktes Medium für Anfragen, Beschwerden und Lob zur Verfügung steht. Größere Mitarbeiterbefragungen via Fragebögen oder anderen Tools kann der Bot ebenfalls mühelos auswerten – und sogar Handlungsempfehlungen ableiten, welche als Impulse durchaus nützlich sein könnten (haben wir noch nicht ausprobiert).
Employer Branding
Die KI kann ein passendes Employer Branding kreieren und dafür Texte generieren, die an das jeweilige Ausgabemedium angepasst sind. Mit DALL-E (https://openai.com/product/dall-e-2) stellt OpenAI außerdem noch ein Tool zur Verfügung, dass zur Markenbotschaft passende Bilder erstellen kann. Entscheidend für die Qualität der Ergebnisse des Bots ist immer die Menge und Qualität der Daten, mit denen der Bot trainiert wurde – diese Aufgabe müssen Mitarbeitende erfüllen. Die Aufgabe sicherzustellen, dass alle vom ChatGPT produzierten Inhalte für das Employer Branding konsistent sind, bleibt ebenfalls den Mitarbeitenden überlassen: Gutes Employer Branding durch einen perfekten Mix aus KI und menschlichen Fähigkeiten!
Schulung und Weiterbildung
Im Bereich E-Learning lässt sich sogenannte Content Curation, also der Prozess des Sammelns von Informationen, die für ein bestimmtes Themengebiet relevant sind, mit Hilfe von ChatGPT weitestgehend automatisieren. Die KI kann mittels einer Programmierschnittstelle in bestehende Lernmanagementsysteme integriert werden und somit das Erstellen von E-Learnings, Wissenstests und Drehbüchern für Lernvideos übernehmen. Sie kann Schulungsbedarfe identifizieren und Lernpfade erstellen, die auf individuelle Fähigkeiten und Bedürfnisse abgestimmt sind. Chat GPT kann auch als Coach oder Mentor dienen, der Mitarbeitende bei ihrer persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung unterstützt. Ob hier ein Mensch als Gegenüber „ersetzt“ werden kann, bleibt immer der individuellen Situation und Empfindung überlassen.
Welche Nachteile gibt es, wenn man ChatGPT im HR-Bereich einsetzt?
Genau das haben wir den Chatbot einfach selbst gefragt und sind überrascht von der reflektierten und durchaus „selbstkritischen“ Antwort – hier in kursiv und in „Anführungszeichen“ gekennzeichnet:
„Wie bei jedem Tool oder jeder Technologie gibt es auch beim Einsatz von ChatGPT im HR-Bereich einige potenzielle Nachteile. Hier sind einige, die beachtet werden sollten:
Datenschutz und Vertraulichkeit
Der Einsatz von ChatGPT kann einige Datenschutz- und Vertraulichkeitsbedenken aufwerfen, insbesondere wenn es um die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten geht. Organisationen sollten sicherstellen, dass ihre Datenschutzrichtlinien und -verfahren mit den gesetzlichen Bestimmungen und Best Practices übereinstimmen.
Mangelnde Menschlichkeit
ChatGPT kann als Werkzeug genutzt werden, um die Mitarbeiterkommunikation zu verbessern, aber es ist wichtig, dass die menschliche Interaktion nicht vollständig ersetzt wird. Insbesondere bei sensiblen Themen wie persönlichen Problemen oder Konflikten am Arbeitsplatz kann ein menschlicher Ansprechpartner notwendig sein.
Eingeschränkte Flexibilität
ChatGPT ist ein computergesteuertes Tool und kann daher in einigen Fällen eingeschränkte Flexibilität aufweisen. Es kann Schwierigkeiten geben, komplexe Fragen oder Situationen zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren.
Hohe Kosten
Der Einsatz von ChatGPT kann auch mit hohen Kosten verbunden sein, insbesondere wenn es um die Implementierung und Anpassung an spezifische Unternehmensbedürfnisse geht. Organisationen müssen sicherstellen, dass die Vorteile die Kosten rechtfertigen.
Missbrauch oder Fehlanwendung
Wenn ChatGPT nicht richtig implementiert oder genutzt wird, besteht das Risiko, dass es missbraucht oder fehl am Platz eingesetzt wird. Es ist wichtig, dass Organisationen klare Richtlinien und Verfahren zur Nutzung von ChatGPT entwickeln und sicherstellen, dass Mitarbeiter angemessen geschult werden.“
Welche Alternativen zu ChatGPT sind momentan am Markt?
Es gibt einige Anbieter, die alternativ zu ChatGPT von OpenAI genutzt werden können (weiterführende Informationen hier). Die derzeit wohl Bekannteste ist Google Bard. Aktuell kann man mit dem Bot von Google allerdings nur in englischer Sprache kommunizieren. Weitere Sprachen sind geplant. Der Vorteil der Google-Variante: Bard kann Fragen mit einem Datenbestand bis zum heutigen Datum beantworten, während die aktuell freie Version von ChatGPT mit Daten bis 2021 trainiert wurde. Nicht unerwähnt bleiben sollte Aleph Alpha, das als deutsche Antwort auf ChatGPT gehandelt wird.
Fazit
Folgender Leitsatz kann im Hinblick auf Ihre Herangehensweise an diese neuen technologischen Entwicklungen hilfreich sein: „Die KI denkt, der Mensch lenkt.“ KI kann (und wird) den HR-Bereich auf lange Sicht revolutionieren und viele Prozesse effizienter gestalten. Je früher wir anfangen, unsere neuen Möglichkeiten zu nutzen und unsere digitalen Kompetenzen auszubauen, desto besser.
Als Mitarbeitende und Führungskräfte müssen wir ein grundlegendes Verständnis davon entwickeln, welche Möglichkeiten uns die Technologie bietet und wo sie an ihre Grenzen stößt. Je schneller wir uns darüber klar werden, wie wir neue Technologien in unserem Arbeitsalltag gezielt nutzen können, desto schneller können wir Ressourcen für wichtige andere Aufgaben freisetzen.
Quellen
Porath, G. (2023). Einsatzmöglichkeiten von ChatGPT in HR. https://www.haufe.de/personal/hr-management/einsatzmoeglichkeiten-von-chatgpt-in-hr_80_586532.html
https://factorialhr.de/blog/chat-gpt/#ver%C%A4nderung
https://www.spiceworks.com/hr/future-work/articles/chatgpt-can-be-a-game-changer-in-hrm
Bildquelle
Lenken Sie die vielen immer effizienter werdenden Prozesse aktiv mit! Je früher Sie anfangen, die neuen Möglichkeiten zu nutzen und digitalen Kompetenzen auszubauen, desto besser. Wir bei REFLECT helfen Ihnen gerne dabei! Damit Sie Ihren Entscheidungsträger*innen, Auftraggeber*innen sowie Kunden im Unternehmen weiter auf die Spur kommen und die Funktionsbedingungen des Projektmanagements gemeinsam und kompetent verbessern können!
