Im siebten Teil der Serie Neue Arbeitswelten befassen wir uns mit den Anforderungen „hybrider“ Prozesse in Organisationen an das Umfeld, also den Raum.
Zwischen Wasserfall und Agilität
Prozesse in Organisationen definieren die Art und Weise, wie das Unternehmen auf Kundenanfragen reagiert (oder sich mit sich selbst beschäftigt). Im Industriezeitalter – in komplizierten Kontexten – waren Prozesse oft nach dem Modell eines Wasserfalls aufgesetzt: aufeinander aufbauende Projektabläufe werden geplant und Schritt für Schritt mit entsprechenden Meilensteinen umgesetzt.
„Workplace changes“, in der VUCA Welt, wie wir seit vielen Jahren erleben, sind solche Prozesse oft zu träge. In immer kürzeren Zeiträumen und iterativen Zyklen müssen sich Unternehmen auf das „permanent beta“ globalisierter Märkte einstellen.
Der damit einhergehenden Komplexität begegnet man am besten mit agilen Prozessen. Ein Grund, weshalb Agilität seit Jahren zum Trend – nicht nur in der Softwareentwicklung – wurde.
Andererseits sind unter möglichst standardisierbaren Bedingungen, wie bspw. einer Produktionsanlage, traditionelle Prozesse (LEAN, Wasserfall) durchaus hilfreich. Kein Wunder also, dass die einseitige Erhöhung von Agilität zur Lösung aller Probleme Verwunderung und Widerspruch hervorrufen musste.
Was versteht man unter hybriden Prozessen?
Der Begriff „Hybrid“ steht meist für eine Kombination von zwei unterschiedlichen Aspekten und findet in zahlreichen Disziplinen Anwendung. Am häufigsten wird er in der Technik (hybride Antriebssysteme, Hybridrechner, Hybridsoftware usw.) verwandt, er findet sich aber auch in der Wirtschaft (Hybride Anleihen, hybride Geschäftsmodelle), der Zoologie (Hybrid – Kreuzung), der Politikwissenschaft (hybride Systeme) und vielen weiteren Disziplinen.
Von hybriden Prozessen sprechen wir, wenn eine Kombination aus unterschiedlichen Vorgehensweisen sinnvoll ist, um Wertschöpfung unter wechselnden Bedingungen zu ermöglichen. Hybride Prozesse sollten wie der „Bauchumfang“ sein: nicht zu aufgedunsen und nicht zu mager. Aufgedunsen macht träge, mager macht fragil. Hybride Prozesse unterscheiden zwischen steuerbar-mechanischen und lebendig-dynamischen Umweltbedingungen. Sie beinhalten die Möglichkeit zur kontinuierlichen Anpassung an den jeweiligen Kontext.
In Anlehnung an das bekannte Cynefin-Modell (D. Snowden) könnte man vereinfacht sagen: Je komplexer die Welt, desto eher können agile Vorgehensweisen zur Lösung bestehender Herausforderungen beitragen – je einfacher im Sinne von planbarer die Umweltbedingungen, desto eher kommen klassische Prozesse (Wasserfall, LEAN) zur sinnvollen Anwendung (s. Abb. 1).
Abbildung 1: Prozessauswahl und Kontextbedingungen (i. A. a. Snowden, Cynefin-Modell)
Der Schlüssel liegt in der Balance zwischen Flexibilität und Stabilität. Was regelbar und routiniert immer gleich abläuft, kann beschrieben werden. Komplexe Herausforderungen brauchen vor allem Kreativität und sukzessives Vorgehen (s. Abb. 2).
Abbildung 2: Hybrider Projektmanagementansatz (Quelle: High Impact Project Management)
Auswirkungen auf den Raum – die fünf Wirkelemente
Schon in der Antike wurden für das Haus fünf Wirkelemente definiert, die nichts an ihrer Gültigkeit für das Unternehmen von heute verloren haben (s. Abb. 3):
Abbildung 3: Die fünf Wirkelemente des Hauses (i. A. a. Kulick, Quarch, Teunen)
Schutz
Räume schützen uns und wirken durch ihre Atmosphäre. Diese liegt unterhalb unserer bewussten Aufmerksamkeit. Wir sind immer diesen Einflüssen ausgesetzt. Gute Gestaltung wirkt wertschätzend und aufwertend.
Wenn Teams agil zusammenarbeiten, benötigen sie Räumlichkeiten, mit denen die Visualisierung ihrer Sprints möglich wird. Des Weiteren brauchen sie Kommunikationsflächen, um sich auszutauschen und Workshops abzuhalten, um ihre Potenziale optimal zu entfalten und sie zu unterstützen.
In einer geschützten Atmosphäre, in der offen gesprochen und Fehler gemacht werden können, wird dieses Wirkelement prozessual erfahrbar.
Zusammengehörigkeitsgefühl
„Alles wirkliche Leben ist Begegnung“ (Martin Buber)
Jeder Raum kreiert seine eigene Atmosphäre und Stimmung. Diese wirken sich auf Harmonie und Geselligkeit aus. Da der Mensch sich gerne mit anderen Menschen verbindet, prägt das Büro die Qualität des Zusammengehörigkeitsgefühls.
Bei Projekten – ob linear oder iterativ – sollten daher (crossfunktionale) Teams, die an der gleichen Wertschöpfung arbeiten, auch räumlich zusammenarbeiten. Sehr oft aber sind in klassischen Produktionsstätten, bspw. in der Automobilbranche, die Büros getrennt von der Produktionsanlage.
Doch auch hier gibt es Leuchttürme, wie bspw. das „Future Mobility Lab“ von BMW, die bewusst andere Wege gehen, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken. Im neuen Gebäude werden die Büros direkt an die Werkanlage angeschlossen, um Nähe zwischen Management und Produktionsmitarbeitenden zu schaffen und die Zusammenarbeit am gleichen Wertstrom zu verbessern.
Geht es bspw. um die Entwicklung eines neuen Motorantriebs, so können alle beteiligten Teams, wie bspw. Marketing, Einkauf, Produktion, Logistik am selben Ort zusammenarbeiten, so dass täglich Begegnungen entstehen.
Identitätsstiftung
Identität bezeichnet die bewusste Verbindung mit bedeutsamen Erfahrungen. Wir verbinden uns mit einem Unternehmen, dessen Mitgliedern und Gruppen. Intelligente Raumgestaltung fördert Identifikation und Zugehörigkeit.
Am Beispiel des Projektteams der Motorantriebseinheit haben, durch die Vermischung von „blue and white collar Mitarbeitenden“, alle ein gemeinsames Ziel und identifizieren sich mit dem Produkt. Durch das gemeinsame Ziel und die Arbeit an der gleichen Wertschöpfung, steigt auch die gemeinsame Identität.
Nota bene: die ablaufenden Prozesse können dabei durchaus hybrider Natur sein, wie es eben für den jeweils entsprechenden Wertstromabschnitt am geeignetsten ist.
Wirtschaftlichkeit
Wirtschaftlichkeit ist Basisbedingung und Ausdruck intelligenter Wertschöpfung. Raumgestaltung hat erheblichen Einfluss auf die Wertschöpfungs-Prozesse im Unternehmen. Digitalisierung schafft erhöhte Effizienz, sinnvolle Raumformate und neue Formen der Zusammenarbeit.
Prozesse stellen einen bedeutenden Faktor der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens dar. Sind sie nicht agil, wo notwendig, führen verlangsamte Entscheidungen zu fehlenden Investitionen und Innovationen. Sind die Prozesse nicht standardisiert, wo notwendig, sind Fehlerquoten und Ausschussware die Folge.
Räume und deren „Lay-outs“ sollten deshalb optimal passende Prozesse ermöglichen. Die konsequente Überprüfung und Analyse „hybrider“ Prozesse auf die Raumgestaltung ist deshalb empfehlenswert. Gleichzeitig sollten Raumformate so flexibel sein, dass sie ein Nachjustieren ermöglichen.
Kulturpflege
Kultur ist Ausdruck des Verhältnisses von Leisten und Leben im Unternehmen. Gekonnte Raumgestaltung fördert Kreation und Rekreation. Kultur heißt zugleich miteinander wirksam werden. Räume unterstützen vielfältig Formen der Zusammenarbeit.
Unternehmen sollten sich an die Kundenanforderungen anpassen. Daher sollte die Unternehmenskultur von Transparenz und Offenheit geprägt sein, um das Vertrauen von sowohl Kunden als auch Mitarbeitern zu gewinnen und langfristig Bindung zu schaffen.
Innerhalb hybrider Prozesse können diese Werte verankert werden. Beispielsweise stärken Selbstorganisation und Selbstverantwortung von Teams das Gefühl von Verantwortung und Vertrauen. Starre Freigabeprozesse wiederum verlangsamen Entscheidungen und hemmen Mitarbeitermotivation und Innovation.
In diesem Sinne sind Prozesse auch immer ein Kennzeichen der Unternehmenskultur. Räumlich können sie sich in transparenter Darstellung (durch Schaubilder, Beschreibungen etc.) und effizienter Gestaltung (Beschränkung auf die wesentlichen Schaubilder) manifestieren.
Fazit:
Je komplexer die Welt, desto agiler die Organisation – je linearer die Rahmenbedingungen, desto eher eignen sich mechanisch-steuerbare Prozesse. Hybride Prozesse bilden eine geeignete Antwort auf unterschiedlichste Kontextbedingungen. Die „Lay-outs“ der Räumlichkeiten sollten deshalb über eine möglichst hohe Flexibilität verfügen, ohne die Gestaltungsmöglichkeiten im Hinblick auf die fünf Wirkelemente des Hauses außer acht zu lassen.
